Secrétaire d'accueil en EHPAD (H/F)

Amaelles est le 1er collectif français d’aide et de soins à la personne, il regroupe désormais plus de 13 associations dans 15 départements différents.

Spécialisées dans le service à la personne, ces associations proposent un accompagnement personnalisé de la population impactant positivement le développement, le bien-être, la santé, l’environnement et l’équilibre des personnes de 0 à 99 ans… et même plus !

L'union fait la force, et Amaelles peut compter sur la puissance de plus de 5 000 collaborateurs et 900 bénévoles engagés, qui oeuvrent aux quatre coins de la France pour accompagner et créer du lien.

Chez nous plus de 85 % des collaborateurs témoignent de leur satisfaction à évoluer avec nous et apprécient l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Et si vous étiez le prochain ?

Avantages :

• Mutuelle

En tant que secrétaire d’accueil, vous êtes la première personne que nos visiteurs rencontrent et un véritable pivot pour la bonne organisation de l’établissement

Vos principales missions seront :

🟢 Accueil & standard

• Accueillir, informer et orienter les résidents, familles, visiteurs et intervenants extérieurs

• Gérer le standard téléphonique : filtrage, transmission des appels, prise de messages

• Répondre aux demandes spécifiques des familles (repas invités, réservations de salle…)

📄 Gestion administrative

• Suivre les admissions des résidents (dossiers administratifs, accompagnement des familles)

• Mettre à jour les dossiers (papier et logiciels métier)

• Assurer la rédaction et la mise en forme de documents (courriers, tableaux, notes, rapports)

• Gérer les agendas institutionnels et les réunions

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis

• Effectuer le classement, l’archivage, le suivi administratif

🤝 Lien avec les institutions

• Assurer les échanges avec les mandataires judiciaires pour les résidents protégés

• Suivre les dossiers administratifs avec les organismes partenaires

• Gérer les affichages réglementaires dans l’établissement

🎓 Formation : Bac+2 dans le domaine du secrétariat (médico-social ou assistanat)
🧳 Expérience : souhaitée en établissement de santé ou dans le secteur médico-social

✅ Sens de l’accueil et écoute bienveillante
✅ Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
✅ Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et de logiciels métiers (Octime, NetSoins)
✅ Organisation, rigueur et confidentialité
✅ Réactivité, adaptabilité et sens du service

  Ce que nous vous offrons :

📅Un CDI temps plein, du lundi au vendredi de 9h-12h30 et 13h30-17h