SECRETAIRE H/F CDI 80%

Lassociation Kervihan est engagée depuis plus de 50 ans auprès de personne en situation de handicap et atteinte de maladies-neuro-évolutives. Nous avons 10 établissements dont des IME, EAM et un Ephad avec plus de 400 professionnels qui accompagnent 340 personnes tout au long de lannée. Nous avons à cur de défendre la primauté de ces personnes et portons un regard global sur chaque résident afin de les accompagner au plus près de leurs besoins. Le professionnalisme et la qualité de nos pratiques sont la base de notre engagement envers eux.

L'association Kervihan recherche pour son IME d'accueil temporaire situé à Lorient une secrétaire H/F.

LIME :

• Un IME daccueil temporaire de 12 enfants en situation de handicap

• Un lieu urbain, ouvert, vivant, dans une résidence partagée avec de jeunes adultes

• Un accès direct à la ville, au port, à la plage, à tout ce qui rend la vie plus riche

• Une vraie mission de lien social, de répit, dinclusion

Chez nous, vous bénéficierez dun  :

-Un parcours dintégration sur mesure
-Mutuelle prise en charge à 60% par lemployeur
-Forfait mobilité
-CSE attractif (chèques cadeaux/chèques vacances/chèques culture/réductions locales & billetterie)

Vous êtes responsable de laccueil physique et téléphonique de l'IME. En outre, vous secondez la cheffe de service  dans ses missions administratives. À ce titre et par délégation ponctuelle ou permanente, vous êtes responsable de la rédaction, de la mise en forme et du classement de tous les documents nécessaires au fonctionnement de la structure. vous veillerez également à la transmission, par tout moyen à votre disposition, des informations relatives au fonctionnement de létablissement.

Tâches principales :

• Accueil physique et téléphonique des usagers, familles, visiteurs et partenaires

• Responsable de la gestion du courrier

• Gestion administrative des dossiers usagers et des professionnels : créer, suivre et archiver les dossiers administratifs des usagers, mise à jour des informations relatives aux admissions, séjours temporaires, accueil de jour et sorties, préparer et classer les documents nécessaires à la facturation, veiller à la conformité, à la confidentialité et à la bonne traçabilité des dossiers, saisir et mettre à jour les données administratives, médicales et financières liées aux usagers, recueil et tenue à jour des convocations ordre du jour et compte rendu du CVS.

• Dossier ressources humaines : recueil et transmission des éléments nécessaires au recrutement

• Utilisation du logiciel de temps et de planning

• Responsable de la tenue de la caisse interne à l'établissement ou au service, recueillir, classer et vérifier les justificatifs des dépenses, garantir le respect des procédures de gestion et la sécurité des fonds.

• Lien avec les familles et les partenaires : assurer la transmission des informations administratives auprès des familles, entretenir des relations professionnelles de qualité avec les organismes partenaires, appuyer lorganisation de réunions ou dévénements à destination des usagers et familles (CVS, fêtes, rencontres).

Pilotage des achats alimentation et consommables : identifier les besoins, effectuer et suivre les commandes dans le respect des budgets et procédures internes, contrôler la réception et la conformité de livraison, classer et transmettre les bons de commande et livraison ainsi que les factures à la comptabilité

Informations complémentaires :

• CDI à 80%

• Travail du lundi au vendredi

• Organisation horaire : horaire de journée sur 4 jours entre le lundi et le vendredi

• Prime Ségur : 238 brut par mois (pour un temps complet)

Le profil:

• Solide expérience en secrétariat. Une expérience dans le secteur médico-social est un plus.

• Vous êtes diplômé(e) ou titulaire dune formation qualifiante en secrétariat (Bac + 2 - Bac + 3).

• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et daccueil, avec un excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités.

• Vous avez les compétences en classement et gestion documentaire (respect des normes de confidentialité et organisation des dossiers administratifs).

• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques informatiques et des Nouvelles Techniques de Communication

• Vous disposez de connaissances de base en droit social et droit des usagers pour le traitement des demandes administratives et des relations avec les résidents et leur famille.