OFFICE MANAGER

IT Solutions Factory est une société du groupe NJJ, appartenant à Xavier NIEL, qui intervient dans le développement de solutions IT pour les opérateurs du groupe : EIR en Irlande, SALT en Suisse, EPIC à Chypre et à Malte et Monaco Télécom à Monaco. Les équipes de Nice et de Lyon travaillent ensemble sur des projets de transformation de grande envergure dans des domaines variés : CRM, ERP, facturation... Aujourd'hui les deux sites représentent environ 80 développeurs passionnés, venant de tout milieu (ingés, 42/101, IUT, autodidactes). 

MISSIONS 

Basé(e) à Nice, vous reportez directement au dirigeant d'ITSF et accompagnez le CODIR dans l'organisation quotidienne des sites de Nice et de Lyon. 

Le CODIR est bénéficiaire du support ; les priorités sont arbitrées avec le dirigeant afin de concentrer les 2 jours travaillés sur les sujets les plus utiles. 

Le poste couvre prioritairement le site de Nice ; les sujets Lyon sont traités en coordination ponctuelle, principalement à distance, avec des déplacements planifiés selon les besoins. 

Le poste est un CDI à temps partiel, 2 jours par semaine, sans télétravail. 

ACTIVITÉS 

Missions récurrentes prioritaires 

• Coordination, relances et suivi des sujets confiés par le dirigeant et le CODIR, dans le cadre des priorités validées. 

• Coordination des prestataires et factures de services généraux pour le site de Nice : ménage, café, fruits et fournitures. 

• Réception et distribution du courrier lors des jours de présence, suivi des fournitures de bureau et des consommables. 

• Accueil des visiteurs lors des jours de présence et gestion des badges invités. 

• Interface avec les interlocuteurs internes et externes, avec un haut niveau de confidentialité. 

Missions régulières de coordination 

• Coordination des badges et accès collaborateurs : création à l'arrivée, désactivation au départ, en lien avec les équipes concernées. 

• Onboarding logistique des nouveaux arrivants : préparation du poste, badge, fournitures et coordination avec l'IT le jour J. 

• Passage des commandes en ligne après validation des demandes d'achat, suivi de la réception et coordination des retours si nécessaire. 

• Suivi administratif des stocks de téléphones et cartes SIM dans GLPI. 

• Suivi administratif courant des achats et paiements, uniquement selon les procédures internes et les validations prévues. 

Missions ponctuelles ou planifiées 

• Coordination des interventions techniques : climatisation, éclairage, maintenance courante. 

• Relation avec le gestionnaire de l'immeuble pour les sujets liés au site de Nice. 

• Suivi documentaire de la trousse de premiers secours, du registre de sécurité et coordination des exercices incendie ; la responsabilité réglementaire reste portée par l'entreprise. 

• Coordination des demandes de SAV pour les équipements ; le diagnostic technique reste porté par l'IT. 

• Organisation des voyages professionnels validés : transport, hôtels, voitures de location et coordination pratique avec les voyageurs. 

• Organisation de quelques événements internes par an : séminaires, afterworks et temps d'équipe. 

• Commande, suivi des stocks et distribution des goodies. 

Périmètres et relais internes 

• Les sujets RH, IT, finance et sécurité restent portés par les équipes responsables ; le rôle consiste à coordonner, suivre et faciliter leur exécution. 

• Les demandes hors priorités sont arbitrées avec le dirigeant afin de préserver un périmètre réaliste à temps partiel. 

• Les déplacements à Lyon restent ponctuels, planifiés à l'avance et liés à des besoins identifiés. 

COMPÉTENCES 

• Expérience significative en assistanat de direction, office management ou coordination administrative appréciée. 

• Excellent sens de l'organisation, capacité à prioriser et à suivre plusieurs sujets en parallèle dans un temps partiel. 

• Rigueur, fiabilité, discrétion et respect strict de la confidentialité. 

• Très bonnes qualités relationnelles, sens du service et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés. 

• Autonomie, proactivité et capacité à anticiper les besoins du dirigeant, du CODIR et des équipes. 

• Aisance avec les outils bureautiques et les outils internes de suivi ; la connaissance de GLPI est un plus. 

• Anglais professionnel nécessaire pour évoluer dans un environnement international. 

CONDITIONS 

• CDI à temps partiel :  équivalant 2 jours par semaine. 

• Poste basé à Nice, avec présence sur site les jours travaillés et déplacements ponctuels à Lyon selon les besoins. 

• Télétravail non prévu compte tenu des missions d'accueil, de logistique et de services généraux. 

• Rattachement direct au dirigeant d'ITSF ; priorisation des demandes avec lui, en lien avec le CODIR. 

• Rémunération selon profil et expérience, présentée pendant le process de recrutement. 

• Environnement de travail agréable

• Bureau debout, double écran 27" et chaise ergonomique

• Télétravail

• Tickets Restaurants

• Mutuelle familiale prise en charge à 75%

• Remboursement de 50% de ton abonnement de transport ou forfait mobilité durable (40)

• Des fruits toutes les semaines

• Café et Thé à volonté