Assistant administratif et logistique - Temps plein - CDD renouvelable

L'établissement accueille et accompagne des enfants, des adolescents et des jeunes adultes épileptiques, en capacité de suivre une scolarité en milieu ordinaire. Il est agréé pour 100 places : 24 en ambulatoire, 16 en accueil de jour et 64 en internat modulé, de semaine ou de quinzaine.

Reconnu sur le territoire national pour sa qualité d’expertise et son plateau technique, TOUL AR C’HOAT EPILEPSIES accueille des jeunes de nombreuses régions. Aussi la gestion des transports suppose une logistique importante entre trajets quotidiens, circuits longs (jusque 5 heures) des internes, hors Bretagne, des voyages en train et en avion, tous les quinze jours.

Le poste proposé est un remplacement, de longue durée, pour gérer à la fois l'ensemble des transports de l'établissement, mais aussi gérer l'activité quotidienne à relever dans les registres spécifiques, à communiquer aux services concernés (cuisine, équipe nuit, équipe thérapeutique....).

La mission comprend une grande part de communication directe avec les jeunes et les familles, par mail et par téléphone essentiellement.

Un dimanche après-midi sur deux, hors périodes de vacances scolaires, une astreinte est assurée pour assurer une permanence téléphonique pour les transports des internes qui reviennent de week-ends.

L'établissement est fermé pendant les vacances scolaires, seuls certains jours (3 premiers) sont travaillés pour préparer ou clore les différents dossiers.

• Coordonner et organiser les circuits de transports d'élèves : courses taxis, billets de train et d'avion, lien avec les familles. Gérer la communication interne et externe avec les équipes, les partenaires, les jeunes et les familles.

• Contrôler la facturation des transports

• Maintenir à jour les dossiers et les bases de données pertinentes pour le suivi de l'activité de l'établissement.

• Recueillir quotidiennement les présences effectives des jeunes et les reporter auprès des services et dans les bases de données liées.

• Collaborer avec l'équipe pour améliorer les processus organisationnels.

• Préparer et suivre les documents administratifs liés aux activités logistiques.

• Selon profil, participation à la communication de l'association envigeable.

- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative

- Bonne capacité de communication écrite et orale

- Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers

- Aptitude à coordonner et organiser les circuits de transports d'élèves

- Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les délais

- Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec divers interlocuteurs

- Flexibilité et adaptabilité face aux changements et imprévus