Adjoint en Gestion Administrative H/F

LUniversité d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas-de-Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche. 
Depuis sa création en 1992, lUniversité dArtois simpose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie dun environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.

Placée sous la tutelle du ministère de lenseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée dun budget de 116 M, dont 89 M de masse salariale et 7 M dinvestissements.

Lensemble des postes à pourvoir publiés par lUniversité dArtois est ouvert aux bénéficiaires de lobligation demploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.

Affectation Administrative : Direction des Affaires Financières et de la Commande Publique

Missions
 

Activités principales :

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les missions (en France) : 

• Contrôler, analyser et amorcer le transfert en comptabilité générale (bouton « calculé »)

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines) et des fichiers Excel pour le suivi des missions en erreur

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, attestation de non prise en charge), les reproduire et les diffuser, contresignature des OM des ordonnateurs secondaires

• Retranscrire des informations orales à l'écrit (retranscrire par mail vers le supérieur hiérarchique et inversement) de manière à faire évoluer les procédures

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés en rapport avec les missions (mails ou appels téléphoniques pour traiter les missions en erreur)

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant les missions (procédures)

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité (procédure mission)

• Scanner, classer et archiver les documents missions

• Communiquer en interne et en externe sur les missions

• Assurer la traçabilité du courrier missions (tampon darrivée du courrier) 

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  
  Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les prestations internes : 

• Mails aux composantes pour s'assurer de la fiabilité des données (centre de coût à impacter) et faire part du montant de la dépense engagée

• Saisie de la prestation interne sur Sifac + facture Scan de la facture et des pièces justificatives
  
  Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les conventions :

• Envoyer un exemplaire de la convention à la composante concernée pour information

• Demander la régularisation par la création d'un bon de commande ou de facture de vente

• Transmission de la convention au service comptabilité dépenses ou recettes

Activités secondaires 

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les dépenses :

• Remplacement de la collègue en charge de la validation des bons de commande (contrôle et validation des BDC : transport, hébergement, restauration)

• Consacrer au minimum une demi-journée/semaine à la validation des BDC pour pérenniser le savoir-faire 

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant les dépenses (procédures)

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité (Procédure dépenses)

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés en rapport avec les dépenses

• Aider les collègues en cas de surcroît dactivité ou lorsque lon est à jour dans ses activités principales

Connaissances :

• Environnement et réseaux professionnels : connaitre lorganisation et le fonctionnement de lUniversité

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Culture internet

• Technique de communication

Compétences :

• Accueillir et prendre des messages

• Accueillir les populations concernées

• Enregistrer et classer les documents

• Rédiger des rapports ou des documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Sifac (saisie) Excel (suivi) Word (attestation)

• Utiliser les outils bureautiques 

Savoir être :

• Sens de l'organisation 

• Sens des priorités 

• Réactivité 

• Sens relationnel, vis-à-vis des gestionnaires des UFR/laboratoires

• De rendre compte à son supérieur hiérarchique

• Sens de lentraide

Contrat CDD jusqu'au 28/02/2027. Rémunération brute mensuelle : 1867,02.