Agent d'Accueil H/F

LUniversité d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas-de-Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche. 
Depuis sa création en 1992, lUniversité dArtois simpose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie dun environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.

Placée sous la tutelle du ministère de lenseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée dun budget de 116 M, dont 89 M de masse salariale et 7 M dinvestissements.

Lensemble des postes à pourvoir publiés par lUniversité dArtois est ouvert aux bénéficiaires de lobligation demploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.

Missions principales

Sous lautorité du Directeur du Patrimoine et de la Logistique et du Responsable Logistique 

Réceptionner, orienter et renseigner les visiteurs ou les correspondants téléphoniques :

• Gestion du standard téléphonique

• Réception, enregistrement et diffusion du courrier

• Préparer les réceptions et refacturation des boissons aux services centraux et communs

• Refacturation de laffranchissement

• Rattachement de bons de commandes sur SIFAC

• Gestion des cartes CMS (prêt pour les extérieurs)

Activités essentielles dans son domaine dactivité:

• Réceptionner et identifier les demandes et les orienter vers les services ou structures compétents

• Accueillir et orienter les visiteurs et usagers

• Etablir les mises en communication et traiter les demandes de renseignements téléphoniques

• Réceptionner, trier et enregistrer le courrier

• Rattachement de bons de commandes sur SIFAC

• Gestion des cartes CMS (prêt pour les extérieurs)

Environnement Professionnel :

Multiples contacts avec un public varié

• Contraintes dhoraires et de congés : un planning est établi pour les semaines de fonctionnement « normal », il est amené à être modifié en fonction des absences prévues (congés, formation, etc.) ou imprévues (arrêts maladie, etc.). Le temps de travail est donc réparti en fonction de louverture de laccueil (de 8h à 17h30 du lundi au vendredi).

Dimensions relationnelles du poste :

Internes à lUniversité (avec qui, pourquoi, comment) :

• Lensemble des personnels de lUniversité au quotidien

• Les autres agents daccueil pour lorganisation du service

• Personnels, étudiants et public extérieur pour les demandes dinformations, de renseignements, etc.

Externes à lUniversité (avec qui, pourquoi, comment) :

Tout public susceptible de se rendre à lUniversité, organismes de tutelle.

Compétences spécifiques mises en uvre et/ou outils utilisés dans le cadre des missions :

• Logiciels bureautiques

• SIFAC

Connaissances, savoirs :

• Connaître les techniques daccueil et maîtriser lexpression orale

• Connaître les procédures de réception et de transmission des demandes dinformation

• Avoir une parfaite connaissance du fonctionnement, de lorganisation du site et de la localisation des services et des personnes

Savoir-faire :

• Maîtriser le maniement du standard téléphonique

• Savoir appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes dinformation

• Savoir mettre en uvre les consignes données

• Savoir chercher une information

Savoir-être :

• Rigueur et ponctualité

• Discrétion

• Courtoisie

• Sociabilité

Contrat CDD jusqu'au 31/08/2027 - en remplacement d'un agent en congé de longue maladie. Rémunération brute mensuelle : 1862,02.