Gestionnaire de lInstitut Confucius de lArtois H/F

LUniversité d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas-de-Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche. 
Depuis sa création en 1992, lUniversité dArtois simpose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie dun environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.

Placée sous la tutelle du ministère de lenseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée dun budget de 116 M, dont 89 M de masse salariale et 7 M dinvestissements.

Lensemble des postes à pourvoir publiés par lUniversité dArtois est ouvert aux bénéficiaires de lobligation demploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.

Activités principales :

 -         Réaliser les opérations de gestion courante des activités de lInstitut Confucius :

• Engager et suivre les dépenses et recettes,

• Organiser des missions en France et à létranger de lInstitut (établir les ordres de mission, réserver les titres de transport, traiter les frais de mission au retour des personnels),

• Participer à lorganisation des événements annuels (lettres dinvitation, réservation des locaux, rédaction ou relecture de conventions, réservations des hébergements, restauration, etc.),

• Organiser les conférences (invitations, réservations des salles, des hébergements, feuilles démargement),

• Appuyer administrativement le recrutement de personnels pour ateliers, assurer la mise en paiement des heures effectuées, gérer les plannings de formations (cours de chinois).

 
-         Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion :

• Tableau de suivi des dépenses,

• Tableaux de suivi dorganisation des évènements.

-         Accueil :

• Assurer laccueil physique et téléphonique

• Prendre les inscriptions pour cours et ateliers et réceptionner les paiements

-         Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de lInstitut Confucius, suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

-         Mettre à jour des pages web et des supports de communication de lInstitut Confucius, en lien avec le Service Communication

-         Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

-         Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser, classer et archiver des documents 

-         Rendre compte au supérieur hiérarchique direct et au Directeur de lInstitut du suivi et de lavancée des dossiers.

Connaissances, savoirs :

• connaissances de lenvironnement et des réseaux professionnels (organisation et fonctionnement de luniversité, procédures de gestion administrative, règles générales de gestion financière)

• techniques délaboration de documents, daccueil du public

• techniques de communication

• langues étrangères : anglais niveau B1, chinois apprécié

 
Savoir-faire :

• savoir utiliser les logiciels spécifiques à son activité et les outils bureautiques et de communication (SIFAC, MoveOn, site internet, réseaux sociaux, Pack Office, etc.)

• savoir rédiger des rapports et des documents administratifs

• savoir rendre compte

• travailler en équipe

• faire preuve de rigueur

Savoir-être :

• faire preuve de dynamisme et de réactivité face aux situations

• avoir le sens de lorganisation

• avoir le sens relationnel et travailler dans un environnement multiculturel

• avoir le sens du service public

 
Contrat CDD jusqu'au 31/08/2027 - Rémunération brute mensuelle : 1867,02. Attribution d'une prime mensuelle de 116,42 (justifier d'un contrat d'une durée légale ou supérieure à un an sans interruption avec l'Université d'Artois).