Assistant / Assistante du Maire

Située à 20 km de Paris, dans le département du Val d’Oise, la Ville de Saint-Brice-sous-Forêt bénéficie d’un cadre de vie harmonieux et paisible. Son dynamisme économique et urbain côtoie une nature verdoyante incarnée par la forêt domaniale de Montmorency toute proche.

Afin de préserver la qualité des services rendue à ses habitants, la Ville recrute ses futurs collaborateurs.

Avantages :

• RTT

Rattaché(e) à la direction générale, vous jouez le rôle de pivot en étant le(la) garant(e) de l’activité quotidienne de Madame la Maire et de la directrice générale des services.

Activités principales :

Gestion du secrétariat exécutif

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et la gestion administrative du cabinet du Maire (courriers, notes, mails)

• Filtrer, prioriser et orienter les sollicitations (élus, habitants, partenaires)

• Assurer le suivi des courriers, parapheurs et circuits de signature

• Organiser le classement, l’archivage (papier et numérique) et tenir à jour les fichiers de contacts du cabinet

Gestion des agendas

• Gérer et coordonner les agendas du Maire, du Directeur de cabinet et de la DGS

• Arbitrer les priorités en lien avec les enjeux politiques et administratifs

• Anticiper les contraintes et organiser les rdvs, réunions et déplacements (temps de déplacement, préparation, enchaînements)

• Préparer les dossiers associés (briefs, fiches, éléments de contexte) et assurer le suivi du planning des instances et des réunions de la majorité en liaison avec le Secrétariat général

Coordination et interface

• Assurer l’interface entre les différents acteurs politiques, municipaux, les partenaires institutionnels et associatifs

• Suivre les demandes du Maire et relancer en temps utile

·        Gestion des permanences du Maire (préparation des entrevues, préparation avec les services concernés, suivi des requêtes)

• Veiller à la bonne circulation de l’information et garantir les réponses aux administrés (téléphone, mails, courriers)

       Organisation des réunions et événements

• Planifier et organiser les réunions internes et externes

• Gérer la logistique (salles, invitations, matériel, besoins ponctuels) et préparer les ordres du jour, les supports et en assurer les comptes rendus si nécessaire

·        Participation ou pilotage d’organisation d’événements (cérémonies, remises de médailles, vœux…)

Conditions particulières du poste :

·        Disponibilité (horaires variables), forte exposition relationnelle et gestion simultanée de priorités multiples

·        Poste de haute confiance

·        Vous avez une solide expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire (cabinet, direction générale, assistanat de direction)

·        Vous avez une bonne connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales

·        Vous avez une bonne compréhension des enjeux politiques, administratifs et savez travailler en transversalité

·        Vous savez prioriser, gérer les urgences, les agendas complexes et multi-acteurs

·        Vous faites preuve d’organisation, de rigueur et d’une bonne capacité d’évolution dans un environnement exigeant

·        Vous faites preuve d’autonomie, de discrétion et de respect de la hiérarchie tout en rendant compte de façon régulière

·        Vous faites preuve de loyauté institutionnelle et avez le sens du service public, de la diplomatie et de l’anticipation

·        Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à gérer le stress

Avantages liés au poste :

·        Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE + CIA)

·        Temps de travail : 37h et 12 jours de RTT (dont 1 réservé à la journée de solidarité)

·        Mutuelle collective non obligatoire et possibilité d’adhérer à un contrat groupe maintien de salaire avec une participation employeur.

·        CNAS